اتوماسیون اداری و کارکنان دانشی

رواج ریز کامپیوتر در ادارات، با انتشار روزافزون محصولات جدید ارتباطی، رایانه­ای و ذخیره­سازی اطلاعات و تغییرات اساسی در روش اجرای امور اداری همراه بوده است. در ابتدا كار از سيستم هاي رايانه اي براي مكاتبات به صورت مستقل استفاده مي شود. اما به مرور زمان رايانه ها به يكديگر مرتبط گرديدند. اين ارتباط به كاربر اجازه مي دهد نه تنها از فالي هاي مكاتبات به صورت مشترك استفاده نمايند، بلكه مي توانند براي يكديگر پيام ارسال نمايند. امروزه انواع مختلفي از سيستم هاي اتوماسيون اداري وجود دار.د.

با پيدايش سيستم هاي پست الكترونيكي، كاركنان اداري براي يكديگر پيام نيز ارسال مي كنند. در صمن از آنجايي كه كاركنان اداري مي توانند از فايل هاي مشترك استفاده نمايند، تابلوي اعلانات الكترونيكي نيز ايجاد شده است. اين فايلها، پس الكترونيكي هستند كه مردن مي توانند پيام هاي عمومي خود را روي آنها قرار دهند. اين امكانات بسيار جالب توجه اند، به طوري كه با پيشرفت تكنولوژي مي تواند نمودارهايي با كيفيت عالي در ين پيام ها قرار داد. به علاوه با پيدايش فاكس هزينه مكاتبالت كاهش يافته، به طوري كه مدارك حاوي متن، تصوير و نمودار را با قيمت ارزان مي توان از طريق خطوط تلفن منتقل نمود.

به موازات اين پيشرفت ها، تكنولوژي رايانه اي،سيستم هاي صوتي اداري را نيز ارتقا داده است. تلفن هاي اداري به سيستم هاي اختصاي مبادله خيلي پيچيده مرتبط مي شوند. فعلاً PBX را يك صفحه كليد رايانه اي در نظر بگيريد. اين سيستم ها براي سازمان ها اين امكان را فراهم مي كنند تا سيستم هاي پست صوتي داشته باشند كه نه تنها سيستم هاي پيچيده پست صوتي را پشتيبان كنند، بلكه بتوانند سيستم هاي كنفرانس و امثال آنها را پيچيده نمايند.

به علاوه شركت ها و سازمان هايي كه با حجم عظيم از اسناد روبرو هستند، مانند شركت هاي بيمه، سيستم هاي پردازش تصويري تهيه نموده اند به طوري كه با كمك اسکنر كمي توانند تصویر الکترونیکی ایجاد کنند. مثلاً شركتي كه در صنعت بيمه فعاليت دارد، از هر سندي كه دريافت مي كند يك تصوير الكترونيكي تهيه مي كند. هر تصوير از نظر  تاريخ، زمان و برخي شماره هاي مهم (مانند شماره مشتري، شماره صورتحساب و امثال آن) و توضيحات مربوطه به صورت رمز در مي آيد. اين سيستم به سازمان كمك مي كند كه خيلي سريع به تمام مكاتبات دسترسي داشته باشد. مثلاً وقتي يك مشتري در رابطه با يك مورد ادعاي خسارت مراجعه مي كند، مسئول مربوطه مي تواند به صورت الكترونيكي به تمام داده ها و مكاتبات مربوط به آن ادعا، دسترسي داشته باشد.

سيستم هاي نوشتار گروهي نيز تهيه شده است. اين سيستم ها به كاركنان كمك مي كنند تا بتوانند به صورت موازي و گروهي با يكديگر كار كنند. هدف از تهيه سيستم هاي نوشتار گروهي آن است كه كار افراد به تلاش هاي گروهي منجر شود و نيز بتوان به بخشي از كار ديگران كه تهيه شده است، دسترسي داشت.

و بالاخره اينكه كاربرد سيستم هاي ويديويي نيز روبه گسترش است. سازمان هاي بزرگ از قابليت هاي كنفرانس ويديويي استفاده مي كنند تا كاركنان بدون نياز به مسافرت بتوانند به صورت رو در رو با يكديگر ارتباط برقرتر كنند. در ابتداي كار، از اين قابليت ها براي ارتباط چند مدير در دو يا سه محل استفاده مي شد. اما اخيراً از اين سيستم ها براي ارتباط هزاران نفر بر روي يك موضوع استفاده مي شود.

غالب اين سيستم ها جداي از يكديگر تهيه شده اند. سيستم هاي در دست تهيه است كه قابليت اتوماسيون اداري جامع را داشته باشد. اينگونه سيستم ها اسناد و پيام هاي ارائه مي كنند كه قابليت هخاي مختلف را با يكديگر تركيب مي كند. مثلاً ارتش آمريكا در حال تهيه سيستمي است كه متن، نقاشي، تصوير و داده ها را در اسناد الكترونيكي تركيب نمايد. محتواي اين اسناد به طور فيزيكي در يك جا وجود ندارند اما بنا به درخواست به شكل مورد نظر تهيه و داده هايي كه سند را تشكيل مي دهند، از محل هاي مختلف گردآوري مي شوند.جدول زير انواع ابزارهاي اتوماسيون اداري را به طور خلاصه نشان مي دهد.